Jak zorganizować sobie i oszczędzić czas?

Jak zorganizować sobie i oszczędzić czas?

Witam w Nowym Roku 🙂 Rok 2013 minął, jak z bicza trzasnął. Mam nadzieję, że najbliższe 365 dni będzie dla Was obfitowało w pasmo samych sukcesów prywatnych i zawodowych. Z okazji rozpoczęcia kolejnych miesięcy dążenia do wolności finansowej, dzisiejszy wpis będzie nieco luźniejszy i z pogranicza tematyki finansowej, ale jednak bardzo ważny. Przeczytacie o tym, jak efektywnie zarządzać czasem, jak zaplanować sobie każdy dzień, by jeszcze znaleźć czas dla siebie i swoich pasji? Bardzo często użalamy się nad tym, że doba powinna mieć 36, a nie 24 godziny, że dzień jest zbyt krótki, by wszystko udało nam się zrealizować, co tylko postanowimy. Wcale tak nie musi być, jeśli będziemy się trzymać kilku podstawowych zasad.

Dobra organizacja czasu wymaga planowania

Plany, plany, plany… Ostatnio dużo nich pisałam na blogu, ale spójrzmy prawdzie w oczy. Dobra organizacja czasu wymaga, byśmy planowali swoje działania, wręcz zapisali wszystkie zajęcia i sprawy do załatwienia w kalendarzu. Niekoniecznie musi to być kolejna cegła w naszej torebce, istnieją kalendarze miniaturowe, a przede wszystkim, korzystajmy z udogodnień XXI wieku i kalendarzy interaktywnych na komputerze czy smartfonie. Przy planowaniu nie należy ograniczać się tylko do dnia, ale spojrzeć nieco szerzej i planować w wymiarze tygodnia czy miesiąca. Dotyczy to także tzw. czynności wykonywanych w międzyczasie, czyli np. zakupów. Czy wiesz, kiedy w Twoim ulubionym sklepie tworzą się największe kolejki? Jeśli tak, omijaj te dni i godziny.

Ba, planowanie długoterminowe, a o takim najczęściej mówimy przy przymierzaniu się np. do urlopu czy kupna mieszkania, też najlepiej sobie rozpisać na mniejsze kroki. Jeśli w ciągu dwóch lat chcesz zgromadzić środki na wkład własny, by dostać kredyt hipoteczny na korzystnych warunkach, to jakie podejmiesz na przestrzeni tych 24 miesięcy działania? Rozpisz to sobie, wyznacz terminy. I wywieś w widocznym miejscu, np. na tablicy korkowej nad Twoim biurkiem. Łatwiej Ci wtedy będzie, gdy tylko na te zapiski rzucisz okiem, dotrzymać danego sobie słowa.

Nie daj się prokrastynacji

Czyli nie zwlekaj z wykonywaniem zadań. Tak tak, zwyczaj odkładania wszystkiego na jutro i tzw. „naostatniochwilizm” mają swoją naukową nazwę (z łac. procrastinatio – odroczenie, zwłoka). Nie żartuję, prokrastynacja została uznana za zaburzenie psychiczne. I jak każde zaburzenie, wymaga leczenia i odwyku 😉

Najczęściej zwlekamy z zadaniami, które wymagają od nas dużego wysiłku, wiążą się z ryzykiem i wzbudzają w nas niepokój. Albo których po prostu nie lubimy (sprzątanie… Jeszcze do niego wrócimy). By zyskać na czasie i zwiększyć swoją efektywność, to właśnie zadania z tej grupy powinniśmy wykonywać w pierwszej kolejności. Jeśli dzisiaj nie uda Ci się ukończyć wszystkiego, nie szkodzi, możesz przecież dokończyć dnia następnego. Najważniejsze, by przełamać się i w ogóle zacząć. A jeśli jakieś zadanie zupełnie przerasta Twoje możliwości, np. od trzech dni sama bezskutecznie próbujesz odpowiednio sformatować wygląd Twojej pracy magisterskiej (lub nawet nie próbowałaś, bo zakładasz z góry, że to i tak na nic, nie dasz rady), a pojutrze musisz ją oddać w dziekanacie wydrukowaną, nie zgrywaj twardzielki, nie trać czasu i poproś o pomoc eksperta. Naprawdę nie masz wśród znajomych kogoś, kto zna się na rzeczy i z radością przybędzie Ci z odsieczą…?

To samo dotyczy obowiązków domowych. Nie wszystko musisz wykonywać sama. Masz dzieci, to naucz je obowiązkowości, niech pomagają Ci np. ze zmywaniem naczyń i wynoszeniem śmieci. Ze zdumieniem stwierdzisz, że w grafiku zrobi Ci się ciut luźniej i w końcu znajdziesz pół godziny na lekturę książki zakupionej trzy miesiące temu.

Wielozadaniowość szkodzi efektywności

Wielozadaniowość, czyli tzw. multitasking, w przypadku wielu korporacji był do niedawna cechą pożądaną wśród pracowników. Od pewnego czasu jednak wpis w CV „umiejętność wykonywania wielu czynności naraz” wcale nie musi być odbierany przez potencjalnego pracodawcę jako zaleta. Dlaczego? Hmm, cóż, spójrz na poniższy obrazek.

Wielozadaniowość
Wyobrażasz sobie kierowanie samochodem, jednoczesne poprawianie makijażu, jedzenie śniadania i umawianie telefonicznie ważnego spotkania biznesowego z przełożonym? Nie, prawda? I słusznie, bo robienie wielu rzeczy jednocześnie oznacza, że żadnej z nich nie zrobisz dobrze. Kolejnym kęsem kanapki się zakrztusisz, szminką wyjedziesz za linię warg, potrącisz na pasach staruszkę i w efekcie tych wszystkich zdarzeń rzucisz mięsem prosto w słuchawkę, słysząc krótką informację zwrotną od szefa „jesteś zwolniona”. Game over.

Co prawda, według badań kobiety w porównaniu z facetami radzą sobie z wielozadaniowością o wiele lepiej, jednak po co na własne życzenie spowalniać pracę naszych genialnych mózgów? 😉 Pomóżmy im się skoncentrować, by szybciej trafiły do celu!


Dlatego nadaj priorytet temu, co robisz. Ustaw zadania od najważniejszego do najmniej ważnego i rób je po kolei. Nie rozpraszaj się drobiazgami, skup się na tym, co robisz tu i teraz. Wysyłasz ważnego maila, to wyłącz dziesięć tysięcy otwartych zakładek w przeglądarce, a już na pewno te z serwisami społecznościowymi. Te wszystkie drobne, niepotrzebne czynności, które wykonujemy „gdzieś tam w tle”, kradną nam dziennie do dwóch godzin!

Zrób porządek, zaoszczędzisz czas

Aha, unosisz zdziwioną brew. Co ona pisze, przecież na sprzątanie czas się właśnie traci… A figa z makiem i udowodnię Ci to bardzo łatwo. W zasadzie ten akapit powinien być gdzieś we wstępie, bo porządek stanowi początek wszystkich powyższych działań. One są już tylko jego kontynuacją. „Porządek to początek” to reguła znana z feng shui i jakkolwiek nie musisz być miłośniczką dalekowschodniej filozofii, warto, byś trzymała się akurat tej maksymy.

Wchodzisz do domu, wyciągasz pocztę ze skrzynki, rzucasz ją na stół w salonie. Dnia następnego kolejną korespondencję rzucasz na blat w kuchni. Inne listy są u Ciebie do znalezienia na szafce nocnej w sypialni, ewentualnie pod łóżkiem, bo niechcący je strąciłaś. Pod koniec miesiąca przypominasz sobie, że spółdzielnia wyznaczyła nowe stawki za wodę i gaz, masz dwa dni do opłacenia rachunków. Oni to wysłali w tym miesiącu. Musieli wysłać te przeklęte blankiety. Tylko gdzie ja je mam?

Zepsuł Ci się robot kuchenny. Chcesz jechać z rupieciem do serwisu oddać go na gwarancję. Schodzisz więc do piwnicy po karton, a tam… Hmm. Gdzie ja położyłam kartę gwarancyjną? Pół dnia wywracania domu do góry nogami i JEST. Znalazłaś, tyle że nie jest podbita. By ją podbić, musisz mieć paragon lub jego ksero. No właśnie…. Co się stało z tym zakichanym paragonem?!

Czy mam wymieniać dalsze przykłady tracenia czasu na poszukiwanie zaginionych rzeczy tylko dlatego, że nie utrzymuje się porządku we własnym otoczeniu?

Sama znam to z autopsji – jeden papierek rzucony to tu, to tam sprawia, że już nie patrzymy na to, gdzie kładziemy kolejne rzeczy, rzucamy je, gdzie popadnie – ubrania, zakupy itp. Osobiście bardzo źle się czuję, widząc piętrzącą się stertę wszystkiego-ze-wszystkim i staram się szybko takie wesołe kupki likwidować. Dokumenty trzymam w podpisanych teczkach i wiem, gdzie te teczki leżą. Paragony z cennymi rzeczami (odzież, obuwie, sprzęty domowe) trzymam w zamkniętym pudełku, w folii, by nie wyblakły i nie uległy zalaniu. Gdy byłam na studiach, przez rok pracowałam w dziale gwarancyjnym dużego marketu i wiem, jak bardzo jest ważne odpowiednie przechowywanie paragonów. Nigdy nie trzymaj ich w miejscu nasłonecznionym, bo druk na nich jest światłoczuły i bardzo szybko płowieje. Najlepiej przy podbijaniu gwarancji poproś sprzedawcę, by zrobił Ci ksero paragonu – masz do tego prawo, nie powinien Ci odmówić.

Odnośnie segregowania i organizowania dokumentów przygotuję osobny wpis, jednak niech przestrogą i podsumowaniem dzisiejszych rozważań będą dla Ciebie słowa Suze Orman z jej książki „Kobieta i finanse”:

Schludność oznacza uszanowanie dla porządku i dobrej organizacji. Kiedy nie wiesz, gdzie masz pieniądze, kiedy nie przechowujesz ważnych dokumentów w ściśle wyznaczonych miejscach, kiedy grzebiesz w portfelu, by wyciągnąć pomięte banknoty, kiedy twój samochód wygląda jak kosz na śmieci, kiedy w twoich szafach i szafkach pełno rupieci i gratów – przykro mi, lecz w żaden sposób nie możesz być kobietą bogatą. Musisz posprzątać – i to dosłownie – aby wprowadzić do swojego życia prawdziwe bogactwo.

11 thoughts on “Jak zorganizować sobie i oszczędzić czas?

  1. Jestem co prawda płci przeciwnej, ale mam nadzieję, że mój komentarz zostanie zaakceptowany 🙂

    Wpis ciekawy i podsumowujący ważne rzeczy jeżeli chodzi o zarządzanie czasem. Szczególnie ciekawe są przykłady z tego jak brak porządku wpływa na stratę czasu.

    Moim zdaniem jest jeszcze jedna bardzo ważna zasada:

    Rób zadania do końca. Gdy coś zaczynasz to kończ – w ten sposób oszczędzisz czas, który zwykle przeznacza się na ponowne rozpoczynanie zadań (zaczynając kilka razy to samo zadanie trzeba kilka razy przypominać sobie co trzeba jeszcze zrobić i ponownie się koncentrować).

    Pozdrawiam

    • Albo nie zaczynaj, jeżeli wiesz, że szanse, na to, że doprowadzisz to do końca są niewielkie. Nie tylko strata czasu, ale gorsze samopoczucie i mniejsze motywacja do tego, aby zrealizować inne wyznaczone cele w przyszłości.

  2. Cześć Hubert 🙂 ależ oczywiście, że można komentować niezależnie od płci, czuj się tu swobodnie. A i dodana porada bardzo trafna – dziękuję, pozdrawiam i zapraszam do ponownych odwiedzin 🙂

  3. Wiem, że nie mam nic do chwalenia, ale czytając to czułem się jakbyś w jakimś stopniu mnie opisywała :/ Trochę jest wstyd, ale dziękuję za wpis, postaram się ustosunkować do rad i czekam na kolejny wpis z poradami. Muszę zacząć uporządkować te książki co od tygodnia leżą na drukarce :// Zastanawiam się też, czy jak zaniosę jutro filmik który wstawiłaś usprawiedliwi mnie z niepełnej wiedzy na egzamin 😉 Poprawił Mi bardzo humor. Teraz czas na pracę, więc zajrzę tu jak skończę i dam znać 🙂

    • Cześć Tomek 🙂 sterty książek na biurku to norma u ludzi inteligentnych 😉 jednak ważne by w miarę szybko z niego znikały i nie przekształcały się w bałagan totalny… BTW., wczoraj był oficjalny Dzień Sprzątania Biurka 🙂

  4. Podoba mi się punkt dotyczący porządków. Warto zdawać sobie sprawę, ile czasu marnujemy przez całe życie szukając „zagubionych” przedmiotów, dokumentów itd. Już planuję gruntowne porządki i nic mnie nie powstrzyma 😉

Dodaj komentarz