PMO#19 Jak utrzymać porządek w dokumentach?

PMO#19 Jak utrzymać porządek w dokumentach?

Porozrzucane tu i tam, pomięte paragony… Stosy gazetek reklamowych… Sterta nieotwartych listów… Czy to znajomy Ci widok? Niestety jesteśmy zewsząd zasypywani papierami. Często gromadzimy je byle jak, byle gdzie, ot, zebrane do kupy lądują w przypadkowych miejscach. Gdy do tych papierów trafi ważna dokumentacja, możemy nabawić się kłopotów! Jeśli już od dawna masz uporządkowane „domowe archiwum” – brawo. Ale jeśli nie, to kontrolne zapytam – czy wiesz, gdzie odłożyłaś zeszłoroczne PITy? Nie? W takim razie chodź, razem uporządkujemy Twoje dokumenty 🙂

Zanim przejdziemy dalej – jedna uwaga. Porządki w dokumentacji nie ograniczają się tylko do tego, co zostało wydrukowane. Obejmują one także uporządkowanie tego, co trzymamy na komputerze, w formie elektronicznej. W dzisiejszym wpisie z serii Październik Miesiącem Oszczędzania nie będę się jednak skupiać na tym aspekcie. Częściowo poruszyłam go już we wpisie poświęconemu walce z internetowym spamem, do którego lektury Ciebie serdecznie zapraszam.

Ale, tak w gruncie rzeczy, co wspólnego ma w ogóle bałagan w papierach z zasobnością portfela? Co to ma wspólnego z oszczędzaniem? Ano bardzo wiele… Pozwolę sobie oddać w tej sprawie finansowej guru, Suze Orman:

Suze Orman, cyat z książki "Kobieta i pieniądze" - o tym, jaki wpływ ma utrzymanie porządku w finansach i dokumentach na bogactwo
To, czy jesteś w stanie ogarnąć swoje najbliższe otoczenie i papiery, zdradza w pewnym stopniu Twoje szanse na zaprowadzenie porządków także w sferze finansów osobistych.

No bo pomyśl: raz zagubione ponaglenie o niezapłaconym rachunku skutkować może naliczeniem karnych odsetek. I te odsetki stopniowo zjadać będą zysk, który Twoje oszczędności wypracowują np. na koncie oszczędnościowym.

Albo korespondencja z banku o korzystnej promocji – ograniczonej czasowo. Nagle może się okazać, że przegapiłaś bardzo smakowity kąsek, tylko dlatego, że list z banku zawieruszył się pomiędzy ulotkami z pobliskiego marketu. A niech to!

Dlatego sprawa jest prosta – jak sobie uporządkujesz otoczenie, tyle zyskasz lub stracisz. Gotowa do działania? 😉

Dobra organizacja dokumentów – jak przechowywać dokumenty?

Pomysłów na przechowywanie dokumentów jest cała masa. Najważniejsze jednak, by wybrać sposób odpowiedni do Twoich potrzeb.

I być może wyda Ci się to banalne, ale… Wiele zależy od tego, jak masz urządzoną przestrzeń w swoim mieszkaniu 🙂 A dokładniej: tą przestrzeń, w której docelowo chcesz gromadzić dokumentację.

Jeśli Twoim „centrum dowodzenia” ma być biurko…

…wybierz takie narzędzia do przechowywania dokumentów, które są odpowiednie do przechowywania:

  • na blacie biurka – co wiąże się z tym, że dokumentacja zawsze będzie na widoku – do wyboru masz np. plastikowe, przeźroczyste szuflady (zwane też szufladopółkami – można je piętrzyć, wstawiać jedną na drugą) na dokumenty, w których zmieszczą się arkusze rozmiaru A4 i mniejsze. Każda taka szufladka może być przeznaczona na inny rodzaj dokumentów.
  • w płytkich szufladach biurka – tutaj niezawodne będą wszelkiego rodzaju teczki na gumkę lub wiązane na sznureczek oraz miękkie skoroszyty z wyjmowanymi koszulkami;
  • w głębokich szufladach biurka – mogą się tu sprawdzić systemy tzw. teczek zawieszkowych typu Pendaflex.
  • w szafkach biurka – tu prócz wspomnianych klasycznych teczek mogą się sprawdzić większe „agregatory” dokumentów, takie jak: teczki ofertowe oraz organizery-foldery z przegródkami na dokumenty.

Jeśli Twoim docelowym miejscem przechowywania dokumentów ma być regał…

…warte rozważenia są:

Kategorie dokumentów domowych – jak segregować dokumenty w domu?

Najlepiej zobrazować to na przykładzie. Jak ja przechowuję dokumenty? Stosuję mieszany system, ale wszystkie dokumenty przechowuję w moim biurku.

Do przechowywania dokumentacji, do której sięgam rzadziej, stosuję teczkę segregującą dokumenty A4 Deli 5558. Posiada ona 12 przegródek na dokumenty z wymiennymi etykietami do opisu zawartości i jest zamykana na gumkę. Trzymam w niej głównie dokumentację związaną z zatrudnieniem: świadectwa pracy posegregowane po pracodawcach, umowy o pracę, coroczne zestawienia ZUSu, druki RMUA i OFE. Jest też osobna przegródka na deklaracje PIT11 oraz na umowy o dzieło i umowy-zlecenia Poza tym trzymam tu także świadectwa ukończonych kursów, certyfikaty i dyplomy.

Prócz tego organizera stosuję tematyczne teczki – każda jest podpisana.

Teczki archiwalne trzymam na samym dnie mojej szafki. Są w użytku tak rzadko, że nie ma potrzeby, by znalazły się wyżej:

  • jedną związaną z moimi studiami germanistycznymi i drugą dedykowaną moim studiom na Uniwersytecie Ekonomicznym. Przechowuję w nich dokumentację związaną z licencjatem i pracą magisterską, w tym także indeksy – choć te ostatnie bardziej z sentymentu, bo wszystkie stopnie i tak mam wyszczególnione w aneksie do dyplomu.
  • jedną zbiorczą związaną z nauką szkolną – w której przechowuję szkolne dyplomy i świadectwa.

Dalsze teczki, które znajdują się wyżej, przechowują:

  • dokumenty bankowe – przy czym każdy bank, w którym mam konto, lokatę itd. ma osobną teczkę, podpisaną nazwą banku.
  • dokumenty telekomunikacyjne (telefon, internet itp.)
  • dokumentację zdrowotną – ta teczka zrobiła mi się dość gruba, dlatego rozważam przeniesienie jej zawartości do nowego organizera z przegródkami. W środku znaleźć można historię leczenia u dentysty, okulisty, ortopedy, endokrynologa, ginekologa, alergologa: zdjęcia rtg, usg, opisy do nich, badania krwi, diagnostykę, historię leczenia szpitalnego. Również w niej przechowuję zaświadczenia od lekarza medycyny pracy oraz trzymam książeczkę szczepień. Jak widzisz, jest tego sporo, więc wydzielenie tego zbioru do teczki z przegródkami jest uzasadnione.
  • dokumentację ubezpieczeniową (umowy, certyfikaty, OWU).
  • dokumentację cywilną (m.in. akt urodzenia, małżeństwa, paszport, międzynarodowe prawo jazdy, darowizny).
  • dokumentację zakupową (karty gwarancyjne na domowe sprzęty RTV i AGD oraz meble, faktury, paragony i ich kserokopie, dokumenty dotyczące przebiegu napraw; podobnie w przypadku zakupionego obuwia i odzieży).

W ten sposób moja szafka biurkowa jest pełna!

No, prawie pełna, zapchane mam tak 3/4 jej zawartości. Nie ma co upychać papierów do ścisku, bo archiwizacja dokumentów ma sens wtedy, gdy łatwo jest do niej dotrzeć, bez łamania paznokci, zdzierania naskórka i szarpania się 😉

Dodatkowo w biurku mojego męża przechowujemy w teczkach dokumentację dotyczącą samochodu, kredytu hipotecznego, opłat za mieszkanie, pożyczek rodzinnych oraz… Ślubu i wesela. Tak tak, mamy na to osobną teczkę, z wszystkimi umowami, rachunkami, pokwitowaniami wpłaconych zaliczek i fakturami. Po co? Ostatnio niektóre skarbówki robią kontrole. Jakby i do nas jakimś cudem się odezwali, to nie będziemy gorączkowo wszystkiego szukać czy próbować odtwarzać 🙂

Jak utrzymać porządek w dokumentach? W artykule znajdziesz porady, jak segregować dokumenty, by mieć do nich łatwy dostęp, jak długo nalezy archiwizować dokumenty, w czym je można wygodnie przechowywać. Sprawdż blog finansowy Kobiece Finanse, na którym wciąż trwa wyzwanie Październik Miesiącem Oszczędzania! #dom #mieszkanie #porządek #porządki #dokumenty #finanse #zorganizowana #organizacja #finanseosobiste #blog #blogerkafinansowa #pmo #wyzwaniepmo #kobiecefinanse #porady #poradnik #panidomu

Jak utrzymać porządek w dokumentach?

Omówiłyśmy na przykładzie, jak można przechowywać dokumenty. Wcześniej potrzebna jest jednak ocena, co w ogóle ma trafić do domowego archiwum.

  • Wszelkiego rodzaju reklamy i ulotki najlepiej od razu przekartkować po wyjęciu ze skrzynki pocztowej. Jeśli nie znajdziesz wśród nich niczego aktualnie Ci potrzebnego – od razu wyrzuć, nawet nie wnoś ich do domu. Możesz także nakleić na skrzynkę karteczkę, że nie życzysz sobie wrzucania reklam i niezamówionych materiałów.
  • Napływająca korespondencja i nowe dokumenty – listy priorytetowe otwieraj od razu po przekroczeniu progu domu. Oceń, czy dokument potrzebuje od Ciebie podjęcia jakiegoś działania. Wyznacz sobie miejsce – najlepiej na widoku – na przechowywanie dokumentacji napływającej. Np. teczka na dokumentację bieżącą leżąca na blacie biurka pozwoli Ci zgromadzić sprawy, którymi trzeba się zająć w ciągu miesiąca, dzięki czemu o nich nie zapomnisz.
  • Gdy zidentyfikujesz sprawy ważne i pilne, wymagające natychmiastowej reakcji – to jeśli coś zajmie Ci nie więcej, jak pięć minut – zrób to od razu. Jeśli potrzebujesz na coś więcej czasu – zaplanuj pracę związaną z takimi dokumentami na najbliższy tydzień, zapisz do kalendarza i odłóż do teczki na sprawy bieżące.
  • Jeśli ocenisz sprawy jako ważne, ale nie wymagające natychmiastowej reakcji –  wpisz zadanie z nimi związane do kalendarza, a dokument włóż do teczki na sprawy bieżące.
  • Po załatwieniu spraw bieżących, włóż powiązane z nimi dokumenty do odpowiedniej teczki tematycznej-archiwizującej.

A co z zastanymi już, nagromadzonymi w domu papierami?

Nie pozostaje Ci nic innego, jak zrobić ich dokładny przegląd 🙂 Zarezerwuj sobie na tę czynność spokojny dzień, gdy nie będziesz pod presją spraw codziennych. Najlepiej przegląd przeprowadzić na sporym kawałku podłogi – znieś np. wszystkie papierzyska do salonu, ułóż w jedną stertę i zacznij przegląd.

Co od razu możesz skierować do kosza, bez żalu:

  • foldery reklamowe, katalogi meblowe, katalogi z odzieżą, ulotki;
  • regulaminy bankowe (i nie tylko) i cenniki sprzed kilku lat, które od dawna już nie obowiązują i Ciebie nie dotyczą;
  • przestarzałe wydruki z nieaktualnym już Twoim CV, listem motywacyjnym.

Poczujesz ulgę na starcie 😉

Tak wstępnie przefiltrowane papiery poukładaj teraz tematycznie. Możesz posiłkować się moim zaprezentowanym wyżej podziałem. Jednak najlepiej, jeśli wymyślisz własny, odpowiedni dla Twoich potrzeb system kategorii i tematów, według których będziesz grupować dokumenty.

Kompletny przegląd zarchiwizowanej dokumentacji warto powtarzać co roku 🙂

Jak długo należy archiwizować dokumenty?

Dokumenty kredytowe

Nie tylko umowy zawarcia kredytu, ale również potwierdzenia spłaty kolejnych rat, należy przechowywać tak długo, aż nie spłacisz w całości zaciągniętego zobowiązania. Gdy spłata długu będzie całkowita, bank wystawi o tym zaświadczenie. Potrzeba aż dekady, nim bank nie będzie miał prawa żądać od Ciebie żadnych związanych z nim roszczeń czy wyjaśnień.

Dokumenty podatkowe

Do dokumentacji podatkowej zalicza się m.in. formularze PIT-11 i PIT-8c informujące o uzyskanych dochodach, dokumenty poświadczające korzystanie z ulg, deklaracje podatkowe. Należy je przechowywać przez minimum 5 lat. Dopiero po tylu latach upływa termin przedawnienia zobowiązania podatkowego. Czasem jednak okres ten może się wydłużyć. W razie kontroli podatkowej, jeśli np. nie będziesz w stanie za pomocą odpowiednich dokumentów wykazać prawa do przyznanej Ci ulgi, fiskus może naliczyć Ci kary skarbowe.

Dowody zakupu

Przydatne w takich sytuacjach, jak ubieganie się o uzyskanie odszkodowania (np. gdy spłonie Ci część mieszkania i chcesz udowodnić, ile były warte zgromadzone tam sprzęty, meble itp.) lub złożenie reklamacji z tytułu gwarancji czy rękojmi.

  • O terminach i warunkach skutecznego zgłoszenia gwarancyjnego przeczytasz tutaj.
  • Natomiast z tego wpisu dowiesz się więcej o terminach reklamacji gwarantowanych ustawą.

Dowody zapłaty rachunków

Chodzi tu o dokumenty potwierdzające uregulowanie opłat okresowych za gaz, wodę, prąd, internet, telewizję kablową, telefon, abonament radiowo-telewizyjny itp. To Twoje zabezpieczenie na wypadek, gdyby dostawca żądał od Ciebie dopłat za zaległości, a Ty będziesz chciała udowodnić, że w rzeczywistości nie masz żadnego zadłużenia. Roszczenia o zapłatę takich zaległości ulegają przedawnieniu po 3 latach.

Dokumenty potrzebne do uzyskania emerytury

Teoretycznie wszystkie kopie o okresach zatrudnienia i odprowadzanych składkach są przekazywane do ZUS w formie elektronicznej, ale lepiej dmuchać na zimne. Dożywotnio przechowuj dokumenty, które pozwolą Ci ustalić staż pracy i uzyskiwane dochody, czyli: świadectwa pracy i umowy o pracę, druki RMUA, dokumenty potwierdzające tzw. okresy składkowe i nieskładkowe.

Do niedawna pracodawcy byli zobowiązani przechowywać akta personalne zatrudnionych osób aż do 50 lat od momentu rozwiązania z danym pracownikiem zatrudnienia. W tym roku w ramach programu Ministerstwa Rozwoju „100 zmian dla firm” zaproponowano obowiązek przechowywania akt pracowniczych przez 10 lat od ustania stosunku pracy. Ustawa ze zmianą ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. – skrócony okres przechowywania akt pracowniczych dotyczyć będzie wszystkich osób zatrudnionych po tej dacie.

Gdy zakład pracy np. ogłosi upadłość, to jego akta powinny trafić do Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej z siedzibą w Milanówku. Ja sama załatwiałam dwa lata temu mojemu tacie kopię świadectwa pracy z okresu jego studiów, gdy pracował w kiosku Ruchu 🙂 Tak więc nawet dokumenty i zaświadczenia sprzed ery cyfryzacji też są do odzyskania!

Dokumentacja medyczna

Nie zawsze tak trzeba, ale jako że już dwukrotnie w swym życiu trafiłam do szpitala, mam stwierdzone alergie, a także autoimmunologiczną chorobę tarczycy – wszelką specjalistyczną dokumentację medyczną trzymam dożywotnio. Podkreślam – specjalistyczną. Zalecenia lekarskie na czas przeziębienia nie kwalifikują się do tej kategorii 😉 Ale np. USG tarczycy – owszem.

Na koniec jeszcze kilka rad dotyczących bezpieczeństwa dokumentów

Rozważ przechowywanie kopii ważnych dokumentów, np. dowodu osobistego, paszportu, ubezpieczenia na życie. Mogą się przydać w awaryjnych sytuacjach, np. kradzieży czy pożaru. Można je przechowywać w innej części mieszkania lub nawet przekazać do zarchiwizowania w skrytce bankowej.

  • Przeczytaj mój wpis o zasadach organizowania bezpiecznego urlopu. Sporo miejsca poświęciłam tam właśnie kwestii kopiowania ważnych dokumentów.
  • Zajrzyj też do mojego wpisu o ochronie danych osobowych. Kiedy zgubisz dowód osobisty czy inny dokument z danymi wrażliwymi, warto go zastrzec.
  • Pamiętaj, że dokumenty z poufnymi danymi powinny być przed wyrzuceniem do kosza doszczętnie zniszczone! Takie dokumenty to wszystkie zawierające np. adresy, telefony, pesel, numery kont bankowych i dane do logowania, informacje medyczne itp. Mnie osobiście szkoda czasu na mozolne, ręczne rwanie dokumentów na strzępy. Razem z moim bratem kupiliśmy przenośną niszczarkę Fellowes i gdy jedno z nas jej akurat potrzebuje – pożyczamy ją sobie. Tnie ona za jednym załadowaniem 8 kartek 70g na mikrościnki 3×10 mm. Ma też opcję niszczenia płyt CD i kart plastikowych (stare dowody osobiste, karty bankowe). Koszt – poniżej 300 zł.
Pieniądze dla Pań - poradnik - sprawdź ceny!


Podobał Ci się ten wpis?

Podziel się wiedzą o Wyzwaniu Październik Miesiącem Oszczędzania ze znajomymi!

Wesprzyj akcję - polub Kobiece Finanse na Facebooku lub śledź blog na Twitterze!

13 komentarzy do wpisu „PMO#19 Jak utrzymać porządek w dokumentach?

  1. Co prawda dalej mam drobny rozgardiasz od jakiegoś czasu, ale generalnie zbieram wszystko do kupy, segreguję w odpowiednich koszulkach i wpinam do segregatora – szybki, łatwy dostęp, wiem co, gdzie jest, więc nie wyobrażam sobie mieć tak totalnie porozrzucanych dokumentów wszędzie.

  2. Muszę mieć porządek, żeby bezstresowo żyć, ale dokumenty zawsze sprawiają mi kłopot. Sek tkwi chyba w ich nieregularności, a może raczej moim wzrokowym ogarnianiu rzeczywistości. Jeśli czegoś często nie widuję, to zapominam.

  3. A jak archiwizować / przechowywać dokumenty elektroniczne? np wyciagi bankowe (on-line są np. w Citybanku przechowywane przz 5 lat, a czasami potrzebne sa starsze), PITy czy inne? na dysku zewnetrznym? na nosniku typu CD? drukować i przechowywyac papierowe kopie (zajmuja miejsce!!!) ?
    Na razie przechowuje to na dysku zewnetrznym, ale moze ktos ma inne sugeste?

    • Cześć gsk! Dobre pytanie – ja część rzeczy trzymam skopiowanych na dysku zewnętrznym, bieżące na dysku w laptopie, a część spakowaną hasłem na google drive. Ale nie czuję się do końca komfortowo z takim rozwiązaniem. Czeka mnie potestowanie różnych opcji i wtedy na pewno wrócę do Was w osobnym wpisie z wnioskami 🙂 Pozdrawiam!

      • Produkujemy dzisiaj takie ilości danych, że często trudno to ogarnąć, no nie? Choćby zdjęcia i video są największym moim zdaniem problemem (objętościowo). Trzeba podejść do tego systematycznie – co jest ważne, mniej ważne, i można odpuścić. Generalnie zalecałbym posiadanie minimum dwóch niezależnych kopii rzeczy ważnych i mniej ważnych. Niezależnych, czyli na dwóch odosobnionych miejscach (dyskach lub „chmurze”), np. tak jak to proponuje Dana – 1. laptop, 2. dysk zewnętrzny/CD/DVD, 3. chmura (tylko proszę, zaszyfrujcie swoje dane przed wysłaniem), 4. dla najważniejszych rzeczy (PIT, inne pisma urzędowe, rachunki, dokumenty o ustalonym terminie retencji) – obowiązkowo wydruk.
        Tego jest dużo, ale wykle da się ogarnąć dwoma/trzema pudełkami 25x35x60cm 🙂

        UWAGA na CD/DVD, bo mają swoją ograniczoną żywotność. Warto raz na 5 lat sprawdzić, czy da się je jeszcze odczytać. Ba! Tuż przed startem nagrywania warto sprawdzić czy program nagrywający ma funkcję weryfikacji poprawności odczytu po operacji zapisu! Parę minut więcej ale macie pewność, że jest ok! (a miałem takie przypadki, że płyta zaraz po „poprawnym” nagraniu, nie była niestety „czytelna”).

        UWAGA na dysk zewnętrzny, tu też może się zdarzyć problem, szczególnie w przypadku dysków klasycznych, opartych o mechanikę (magnetyczne talerze), gdzie zbyt mocne uderzenia/upadek może bezpowrotnie uszkodzić taki dysk.

        P.S. Teoria robienia backupów zawiera też punkt „sprawdź czy zarchiwizowane da się przywrócić”. Mało kto o tym pamięta, aż do czasu awarii, ale warto raz do roku sprawdzić, czy kopia bezpieczeństwa jest ok i pozwala otworzyć wasze cenne zbiory! Ten punkt powstał właśnie z powodu przypadków, gdy próba odtwarzania danych zawiodła… Powodzenia!

        • Potwierdzam uwagę z P.S… Z tym backupem przypomniał mi się problem niedziałającej kopii bezpieczeństwa z początków istnienia mojego bloga. Kilkanaście komentarzy poszło w kosmos, bo nie mogłam odpalić kopii bazy danych i musiałam sięgnąć po wcześniejszą. Dobrze, że utraciłam tylko tyle 😉

  4. Przyznaję się bez bicia – zdarza mi się mieć bałagan w wielu miejscach. Mogę mieć bałagan w kosmetykach, w szafie, ale jeżeli chodzi o dokumenty – muszę mieć idealny porządek! Raz mi się zdarzyło, że domownik wysyłał za mnie korespondencję do Urzędu Skarbowego, której nie zdążyłam wysłać przed dłuższym wyjazdem. Po powrocie nie zwróciłam uwagi na wpięcie dowodu nadania w odpowiednie miejsce. Potem, prawie rok później, jednej nocy szukałam go przewracając całe mieszkanie na lewą stronę 😀 😀 Bałagan w dokumentach to dla mnie dodatkowy stres!

    • Ja w tym roku wyłamałam się ze swoich zwyczajów i odłożyłam list z Santandera w przypadkowe miejsce. Z czasem zaginął wśród książek. A w środku była moja nowa karta. Po 2 miesiącach się zorientowałam, że taką przesyłkę przecież odebrałam (tak, po telefonie na infolinię z pretensją, czemu jeszcze mi tego nie dostarczyli) i niemal nie dostałam palpitacji serca 😛 Dobrze, że to nie karta do mojego konta głównego. Nigdy więcej 😉

Dodaj komentarz