Prowadzenie budżetu domowego jest banalne, gdy działamy w pojedynkę. Wtedy możemy np. trzymać budżet domowy w Excelu lub w osobistym zeszycie. Co jednak, gdy działamy w parze lub całą rodziną, bo chcemy do planowania i pilnowania wydatków zaangażować wszystkich, także najmłodszych domowników? Co zrobić, gdy chcemy prowadzić budżet gospodarstwa domowego kompleksowo, ale w nieskomplikowany sposób? W takiej sytuacji w sukurs przychodzą nam rozwiązania chmurowe, które są bajecznie proste w obsłudze. Budżet rodzinny prowadzić można w ten sposób np. w darmowych arkuszach kalkulacyjnych od Google. Dlatego dzisiaj przybliżę Wam budżetowe szablony Arkuszy Google wchodzące w skład pakietu biurowego online – Dokumentów Google. Opiszę, dlaczego to może być dobry wybór do prowadzenia budżetu rodzinnego.
Budżet rodzinny w Arkuszach Google – dlaczego warto się nimi zainteresować?
- Dokumenty Google (znane też pod nazwą Google Docs), można udostępnić do wglądu i edycji wielu użytkownikom. Czyli w tym samym momencie kilka osób może edytować ten sam dokument i nie nadpiszą swoich zmian. Wszystko jest aktualizowane na naszych oczach, w czasie rzeczywistym. To najważniejsza zaleta tego rozwiązania, jeśli chcemy wspólnie z domownikami prowadzić budżet rodziny.
- Dokumenty Google są dostępne online. By przeglądać, edytować i zapisywać swoje dokumenty, potrzebujemy tylko dostępu do internetu w telefonie, tablecie, laptopie. Każdy może wybrać preferowane narzędzie pracy nad budżetem rodzinnym.
- Można używać Google Docs także offline. To dobre rozwiązanie, jeśli mamy problem z dostępem do internetu (np. podczas wyjazdu na wakacje do miejsca, gdzie jest kiepsko z zasięgiem). Można pobrać dokumenty lokalnie i później je zsynchronizować.
- Arkusz Google budżetu rodziny posiadać będzie tzw. system wersjonowania. Przechowuje on wcześniejsze wersje dokumentu od momentu utworzenia. Gdyby zaszła konieczność cofnięcia zmian i przywrócenia stanu dokumentu sprzed kilku dni, mamy taką możliwość.
- Dokumenty Google są dostępne za darmo. Nie musimy płacić za dostęp do nich i korzystanie z ich funkcji. Wystarczy, że mamy założone darmowe konto Google, wtedy uzyskujemy do nich dostęp. Tak jak i do innych narzędzi od Google (jedno konto do wielu narzędzi).
- Dokumenty Google są kompatybilne z najpopularniejszymi pakietami biurowymi. Dzięki temu umożliwiają import / eksport m.in. w formatach: XLS, XLSX, DOC, DOCX, ODS, ODT, TXT, RTF, CSV, HTML, PDF. Jeśli więc dotychczas prowadziliśmy w pojedynkę budżet domowy w Excelu, za pomocą kilku kliknięć możemy go szybko i wygodnie przenieść do Google Docs.
- Twórca arkusza z rodzinnym budżetem ma możliwość ustawienia różnych poziomów dostępu do pliku. Jeśli chce, to wybranym osobom może tylko udostępniać budżet rodziny do podglądu, bez możliwości jego edycji.
- Arkusze Google udostępniają najbardziej popularne funkcje, które możemy wykorzystać do prowadzenia budżetu. Nie toniemy w gąszczu funkcji, z których i tak byśmy nigdy nie skorzystali. Z drugiej strony, jest to edytor na tyle zaawansowany, że umożliwia tworzenie własnych skryptów obliczeniowych – makr – dla bardziej zaawansowanych użytkowników.
- Arkusze Google oferują proste, przejrzyste, darmowe szablony do prowadzenia domowego budżetu. Nie musimy wyrażać zgody na wysyłkę newslettera w zamian za pobranie pliku na komputer 😉 Do tego Google Docs nie wyświetlają żadnych denerwujących reklam!
Arkusze Google – jak je wykorzystać do prowadzenia budżetu dla rodziny? Przykłady krok po kroku
Budżet domowy do prowadzenia w Google nie musi być tworzony od zera. Możemy wykorzystać do tego już posiadany plik. Tak jak wspominałam, Arkusze Google oferują możliwość importu plików. Jeśli nie masz jeszcze gotowego pliku do importu, w tym celu możesz sięgnąć po przygotowany przeze mnie, prosty szablon, który opisałam tutaj:
A z tego wpisu możesz pobrać gotowy plik w formacie Excela (za darmo, bez zapisu na newsletter):
Plik ten możesz dostosować do swoich potrzeb, np. pozmieniać kategorie. Nie ma w nim zablokowanych komórek. Gdyby jednak pojawiły się jakikolwiek pytania – zapraszam do komentowania/mailowania.
Importujemy gotowy szablon rodzinnego budżetu domowego
Aby rozpocząć pracę z Arkuszami Google nad budżetem rodzinnym, należy wejść pod ten adres:
To strona startowa z listą dotychczas stworzonych przez nas plików arkuszy kalkulacyjnych Google. W tym widoku możemy zmienić sposób ich wyświetlania, np. z chronologicznej listy edytowanych plików na widok siatki.
Po kliknięciu w ikonę utworzenia pustego arkusza, automatycznie pokaże się on na ekranie jako “Arkusz kalkulacyjny bez tytułu”. Aby zaimportować gotowy plik z budżetem, przejdźmy kolejne kroki pokazane na nagraniu poniżej.
W ostatnim okienku wybieramy pobrany z bloga excelowy plik budżetu gospodarstwa domowego z dysku i go importujemy.
W okienku dialogowym, które się pojawi, zostawiamy zaznaczoną pozycję Zastąp arkusz kalkulacyjny (powinna być ustawiona domyślnie).
Teraz wystarczy zmienić tytuł pliku z Arkusz kalkulacyjny bez tytułu na Budżet rodzinny. To wszystko – można uzupełniać arkusz do kontroli wydatków i przychodów!
Korzystamy z gotowego szablonu Arkuszy Google do prowadzenia budżetu domowego
Arkusze Google oferują dwa rodzaje szablonów budżetu dedykowane finansom osobistym w Galerii Szablonów (na zrzucie ekranu głównej strony Arkuszy Google zaznaczyłam, gdzie można w nią wejść). Są też do naszej dyspozycji szablony przystosowane pod budżety firmowe, ale nimi nie będziemy się tutaj zajmować.
Pierwszy szablon to arkusz o nazwie Budżet miesięczny, a drugi to Budżet roczny. Przyjrzyjmy się im bliżej.
Budżet rodzinny w szablonie “Budżet miesięczny”
Szablon budżetu miesięcznego przewidziany jest do powielania w ciągu całego roku. Wtedy dla każdego miesiąca zapisujemy osobny plik, np. o nazwie “Budżet miesięczny styczeń 2021”, “Budżet miesięczny luty 2021” itp.
Wewnątrz czekają na nas dwa arkusze – Podsumowanie oraz Transakcje.
W arkuszu z podsumowaniem znajdziemy wyróżnione kolorem pola, które możemy edytować. Pozostałe twórcy szablonu przewidzieli na automatyczne formuły, które będą pobierać dla nas informacje z drugiego arkusza z transakcjami.
Każdy miesiąc rozpoczynamy od wpisania salda z poprzedzającego miesiąca, czyli różnicy między przychodami a wydatkami. Gdy startujemy z budżetem rodzinnym gdzieś w środku trwającego miesiąca, to za saldo przyjmujemy nasz finansowy stan konta na dzień startu.
Arkusz podsumowania posiada wykresy, których nie musimy modyfikować. Wszystko “dzieje się samo”, gdy tylko zaczniemy uzupełniać wymagane pola danymi liczbowymi. Tak samo arkusz wyliczy nam procentowy trend oszczędności oraz kwotę, jaką udało się nam zgromadzić.
Najważniejszą częścią tego arkusza są ujęte w tabelach wydatki i przychody.
Posiadają one kategorie, które możemy zmienić (vide ilustracja poniżej). Jeśli zależy nam nie tylko na suchej ewidencji wydatków i przychodów, koniecznie uzupełnijmy kolumny o nagłówku Planowane – tu wpisywać będziemy zakładane limity dla danej kategorii.
Pozwoli nam to sprawdzić, czy trzymamy się planu, a jeśli zboczymy z kursu – szybko skorygować nasze działania. W przyszłości te dane posłużą nam za wsad do analizy, co poszło nie tak i wymaga poprawy, albo odwrotnie – z czego powinniśmy być wyjątkowo dumni i które praktyki kontynuować jako skuteczne w budowaniu oszczędności.
W arkuszu z transakcjami notować będziemy dzień po dniu nasze wydatki i przychody i przypisywać je do odpowiednich kategorii.
Spójrz na przykład w video poniżej. W miejsce kategorii niestandardowych wpisałam po stronie wydatków:
- Odzież
- Kosmetyki i chemia domowa
- Edukacja
A po stronie przychodów dodałam kategorię: Umowa o dzieło.
Dzięki temu miałam je już gotowe do wyboru w rozwijanym menu kategorii w arkuszu Transakcje. Po wpisaniu nowych wydatków i przychodów, wartości w arkuszu Podsumowanie automatycznie zaktualizowały się w kolumnach Rzeczywiste.
Jeśli zgodnie z moim zaleceniem uzupełnisz wcześniej kolumnę z planowanymi limitami, zobaczysz, jak arkusz sam wylicza Ci bilans per kategoria w kolumnie Różnica.
Jeśli gdzieś przekroczysz założony limit wydatków, wyjdziesz na minus. Wtedy wynik wyświetlać się będzie na czerwono (na nagraniu widać to na przykładzie kategorii Dom). I w drugą stronę – jeśli w rzeczywistości wydasz mniej, niż było w planach, różnica się zazieleni i wyjdziesz na plus (przykład: kategoria Kosmetyki).
Odwrotny mechanizm działa w tabeli przychodowej, co zobaczysz na przykładzie wartości ujętych w planie i stanie rzeczywistym kategorii Pensja. Tutaj kwoty wyższe, niż pierwotnie założone, są bardzo pożądanym zjawiskiem 😉
Budżet rodzinny w szablonie “Budżet roczny”
Szablon budżetu rocznego możemy prowadzić niezależnie od opisanego wcześniej budżetu miesięcznego. Może stanowić jedyny plik do uzupełniania – przez cały rok korzystamy z jednego pliku, nie trzeba tworzyć osobnych dla każdego miesiąca. Szablon budżetu rocznego kładzie nacisk nie na dzienne śledzenie wydatków, ale na ujęcie miesięczne, z uwzględnieniem większej liczby kategorii, a nawet podkategorii.
Na szablon rodzinnego budżetu rocznego składają się 4 arkusze: Konfiguracja, Wydatki, Przychody, Podsumowanie.
Pierwsza karta to właściwie instrukcja obsługi pliku wraz z komórką na wpisanie salda początkowego (wynikającego z poprzedniego roku budżetowego).
Arkusze na wydatki i przychody to miejsca, jak sama nazwa wskazuje, do ich rejestrowania.
Arkusz Podsumowanie nie wymaga edytowania. Generuje on dane w tabelach i na wykresach automatycznie na podstawie informacji wpisywanych przez nas w kartach Wydatki i Przychody.
To rozwiązanie dla osób, które nie potrzebują dokładnie rozpisywać dzień po dniu, na co przeznaczały pieniądze i gdzie. W szablonie rocznym pod uwagę bierzemy same sumy, bez dodatkowego opisu. Oczywiście, opisy “dzienne” możemy ujmować np. w komentarzach do poszczególnych komórek.
Plik rodzinnego budżetu rocznego możemy też prowadzić jako plik zbiorczy w oparciu o poszczególne pliki budżetów miesięcznych. W tym przypadku czeka nas jednak nieco pracy nad modyfikacją szablonu rocznego, bowiem kategorie wydatków i przychodów nie pokrywają się z tymi, które znajdują się w szablonie budżetu miesięcznego!
Jeśli chcemy zachować spójność, trzeba będzie ujednolicić kategorie i podkategorie w obu szablonach.
Plus takiej łączonej metody? Pozwoli nam ona na koniec roku mieć szersze spojrzenie na nasze finanse. Zobaczymy rodzinny budżet z lotu ptaka z jednoczesnych zachowaniem informacji o dziennych wydatkach, które będą przez nas szczegółowo opisane. Minus takiego działania: uzupełnianie tylu plików na pewno będzie czasochłonne i może wpłynąć na nas zniechęcająco. A priorytetem budżetu powinna być prostota!
Bardziej zaawansowani użytkownicy mogą rzecz jasna napisać skrypt, który stworzy powiązania między plikami budżetów miesięcznych a rocznym i wywoła automatyczne pobieranie danych. Ale to materiał zdecydowanie na osobny wpis.
Udostępnianie gotowego pliku budżetu rodzinnego pozostałym domownikom
Gdy już mamy odpowiednio przygotowany plik rodzinnego budżetu domowego w Arkuszu Google – czy to zaimportowany, stworzony przez nas od zera czy z wybranego szablonu – pora na zaproszenie pozostałych członków rodziny do jego uzupełniania.
W prawym górnym rogu otwartego arkusza z budżetem rodzinnym znajduje się wielki, zielony przycisk Udostępnij. Domyślnie dokument jest prywatny, co symbolizuje na tym przycisku ikonka kłódki (= plik widoczny tylko dla jego twórcy).
Sposoby na udostępnienie pliku są dwa:
- poprzez wpisanie maila danej osoby i zaproszenie jej w ten sposób do współtworzenia pliku (zaproszenie z linkiem zostanie wysłane na jej skrzynkę w specjalnej wiadomości).
- poprzez ręczne skopiowanie i przesłanie linka udostępniającego (tutaj kryje się ryzyko, że link może nieumyślnie zostać przekazany gdzieś dalej i obce osoby otrzymają wgląd w nasz budżet – tak więc ostrożnie z wyborem tej opcji).
Ważne!
Jeśli udostępnisz plik osobie, której adres e-mail nie jest powiązany z kontem Google, to nie będzie ona mogła edytować Twojego pliku, a jedynie go wyświetli.
Jeśli decydujemy się na kopiowanie i przesyłanie linka, możemy modyfikować uprawnienia z nim powiązane. Zrobimy to poprzez wybranie opcji Zmień na “Każda osoba mająca link”. Wtedy pojawi nam się dodatkowe menu, w którym możemy określić, czy link jest przeznaczony dla edytorów, komentatorów, czy tylko dla osób przeglądających (więcej o grupach uprawnień na ilustracji poniżej).
Natomiast po kliknięciu w symbol trybika, przejdziemy do dodatkowych ustawień udostępniania. Możemy zadecydować, czy osoby zaproszone będą mieć te same uprawnienia, co my jako twórcy. Np. czy też mogą zapraszać innych użytkowników do edycji.
I gotowe! Twórca pliku może w każdej chwili także cofnąć innym użytkownikom uprawnienia do niego lub je zmodyfikować.
Inne darmowe szablony Arkuszy Google dla budżetu rodzinnego
Omawiane powyżej szablony budżetów nie są dla Ciebie satysfakcjonujące? Bez obaw. Użytkownicy Google Docs tworzą swoje własne arkusze domowych budżetów i udostępniają je za darmo.
Ciekawą listę znajdziesz na tej anglojęzycznej stronie. Zamieszczono na niej linki do aż 20 gotowych do pobrania szablonów. Są w języku angielskim, ale na pewno sobie poradzisz z ich przetłumaczeniem 🙂
Wszystkich zainteresowanych zgłębianiem zagadnień związanych z prowadzeniem budżetu domowego i oszczędzaniem odsyłam do przewodnika po efektywnej nauce oszczędzania.
A Ty jak prowadzisz swój budżet rodzinny? Masz plik budżetu domowego na komputerze i tylko Ty go uzupełniasz, czy też współdzielisz go z innymi członkami rodziny np. właśnie przez Dokumenty Google? Wykorzystujesz finansowe szablony Arkuszy Google?
Podobał Ci się ten wpis? Uważasz go za przydatny? Chcesz mnie wesprzeć? Będzie mi niezmiernie miło, jeśli podzielisz się nim ze znajomymi! Nieco niżej znajdziesz przyciski do udostępniania artykułu w różnych serwisach internetowych. Dla Ciebie to jeden klik, który trwa chwilę, a dla mnie szansa na dotarcie z wartościowymi treściami do nowych odbiorców 🙂 DZIĘKUJĘ! Zapraszam Cię też do polubienia bloga Kobiece Finanse na Facebooku oraz śledzenia go na Twitterze lub obserwowania na Instagramie. Jestem również obecna na platformie Pinterest. Najbardziej zachęcam jednak do zapisania się na mój newsletter. Wtedy zawsze będziesz na bieżąco z nowymi wpisami, ciekawostkami, wartymi odnotowania wydarzeniami i poradami 🙂 |
Swój rodzinny budżet domowy trzymam na dysku 🙂 Choć ostatnio odmówił mi on posłuszeństwa i okazało się, że pomimo wszelkich prób nie uda się nic z niego odzyskać. Na szczęście prowadze go w trybie miesięcznym, więc plik z poprzednim miesiącem był w chmurze 😉
W arkuszach Google fajne jest też to, że można otworzyć w nich arkusz będący zapisany w innym formacie. W zasadzie, jeśli mamy go w jakiejś formie wgrany na swój Google drive możemy go później wykorzystać praktycznie wszędzie 🙂
Twoja historia, Jakubie, to doskonały przykład na to, jak ważne jest robienie kopii zapasowych ważnych plików!
Mnie na to szkoda czasu
W pracy zespołowej, w tym także nad budżetami, chętnie używam Google Docs, ale do budżetu domowego, którego nie potrzebuje dzielić z osobami z zewnątrz, używam Excela. Pozdrawiam serdecznie!
To prawda, w moim ostatnim miejscu pracy korzystanie z Google Docs przy uzupełnianiu zespołowo dokumentów również było na porządku dziennym. Te narzędzia sprawdzają się znakomicie 🙂
Hej Dana. Bardzo konkretny wpis nam tu zaserwowałaś 🙂 I odpowiadający na potrzeby. Jeśli chodzi o mnie to własnie korzystam z dokumentów Google – ale korzystam z gotowca przygotowanego przez Michała Szafrańskiego 🙂 Nawet nie wiedziałam, że w tej aplikacji można tworzyć swoje własne 🙂 Dzięki Ci za to 🙂 Twój artykuł jak znalazł pasuje do moich kolejnych wpisów 🙂 I na pewno podzielę się z czytelnikami tym artykułem 🙂 Tym bardziej, że należę do osób które wolą ogół od szczegółu 🙂 Więc normalnie w nieba mi spadasz 😀 Zamiast sama o tym pisać 🙂 Mogę po prostu wrzucić link do Ciebie 🙂 Miodzio 🙂
Cześć Ula! Bardzo mi miło, linkuj śmiało, jeśli uważasz, że to dobre uzupełnienie Twojego cyklu 🙂
Cieszy mnie też, że należysz do grona osób, które korzystają z opisanego przeze mnie rozwiązania. Arkusze Google to wielka wygoda, do tego zupełnie za darmo dostajemy naprawdę profesjonalne narzędzie, bardzo dobry zamiennik płatnego Excela. Pozdrawiam serdecznie!
Czegoś tak wrażliwego, jak dane o swoim budżecie, nie wysłałabym na serwery Google. 🙂 Zasadniczo jeśli uważam, że coś powinno być dostępne tylko dla mych oczu (lub konkretnych innych osób), tym bardziej zwracam uwagę na to, jak wygląda operowanie z danymi w takiej usłudze.
Generalnie radość z “to jest za darmo!” powinna moim zdaniem ustąpić miejsca refleksji: “a właściwie dlaczego dostaję coś profesjonalnego za darmo? Na czym zarabia firma, gdy korzystam z tej usługi?”.
Czy istnieją alternatywy dla Google? Tak, ale ich użycie wymaga trochę więcej wysiłku. Sama korzystam z chmury Nextcloud, którą można albo za darmo postawić na własnym serwerze (tylko taki trzeba mieć i zajmować się nim), albo wykupić miejsce/konto u kogoś, kto się zajmuje utrzymywaniem tego wszystkiego w dobrej kondycji (za kwoty typu 3E miesięcznie, więc relatywnie mało za komfort posiadania swoich danych dla siebie). Na potrzeby tego komentarza doszukałam się informacji, że istnieje także pakiet biurowy https://nextcloud.com/collaboraonline/ do swobodnego korzystania.
P.S. To nie jest komentarz sponsorowany 😉 Uważam, że mało mówi się o alternatywach dla gigantów, dlatego pozwalam sobie na wstawkę edukacyjną. Może kogoś zainteresuje.
Dzięki karo za ten komentarz, zawsze warto wskazywać alternatywy. O wspomnianych przez Ciebie narzędziach nie słyszałam, chętnie przyjrzę się im bliżej 🙂
Bardzo dobry pomysł! Zwłaszcza, że można uczyć zarządzania budżetem także najmłodszych członków rodziny. Będą mieli wykształcone dobre nawyki i znajomość wartości pieniądza.
Super patenty. Niestety nie każdy ma odwagę i przekonanie do zarządzania swoim budżetem.
Ja akurat mimo, że w 90% jestem internetowa, cały budżet miesięczny robię w notesie.
Bardzo dobre podsumowanie. Dla mnie dużą wartość ma również możliwość łatwego dostępu do usług Google’a ze smartfonów. Każdy członek rodziny może mieć budżet w kieszeni (dosłownie i w przenośni 🙂 ).
Excel jest fajny, ale ciężko tam dodawać wydatki na bieżąco. Teraz przerzuciliśmy się na apkę https://www.ezybudget.io/ i od razu jak płacę w sklepie czy na stacji benzynowej to wrzucam wydatek i mam nad tym kontrolę na bieżąco, a przy okazji widzę ile jeszcze mogę np. wydać na knajpy w bieżącym miesiącu, żeby mi się wszystko spięło tak, jak zaplanowałem.